O ciclo PDCA pode ser uma ferramenta muito útil para te ajudar a alcançar o sucesso do seu pequeno negócio. Veremos que ele é uma metodologia que visa a melhoria contínua dos processos e resultados de uma empresa.
Ao utilizar o PDCA em seu negócio em casa, você poderá planejar suas atividades, executá-las de forma mais eficiente, verificar se os resultados estão de acordo com o planejado e corrigir eventuais desvios.
Dessa forma, você poderá melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços, reduzir custos e aumentar a satisfação de seus clientes.
Há quem diga que ele só pode ser aplicado a grandes negócios, mas engana-se quem pensa assim! Independente do tamanho ou segmento da empresa, o ciclo PDCA pode ajudar a melhorar todo o fluxo de trabalho.
Neste artigo, vamos explorar como o Ciclo PDCA pode ser aplicado em seu negócio em casa, apresentando exemplos práticos e dicas para ajudá-lo a implementar essa metodologia em sua rotina empreendedora.
Vamos lá?
O que é o Ciclo PDCA?
Uma boa analogia para comparar o ciclo PDCA, seria uma receita de bolo…é verdade!
Digo isso porque ele funciona em 4 etapas sequenciais que visam a melhoria contínua de processos. Em inglês, as iniciais dessas mesmas etapas formam o nome do método, veja:
- Plan (Planejar)
- Do (Fazer)
- Check (Analisar)
- Act (Agir)
Vamos detalhar cada uma delas a seguir:
Plan ou planejar
Nesta etapa inicial, o empreendedor deve traçar planos e objetivos, de preferência documentando-os no papel, para no futuro medir se o que foi planejado, realmente está sendo executado!
Para fazer um bom planejamento de um negócio que está começando, é preciso que se tenha bastante informações sobre o nicho de mercado, público alvo, recursos de materiais, financeiro e humano,etc.
São muitos elementos para definir de uma só vez, portanto, essa etapa realmente não é fácil. Não é à toa que foi criado o conceito de “plano B”, onde as pessoas não mapeiam um “plano A” considerando todos os riscos e partem para um novo rumo.
Veremos que o ciclo PDCA tem uma característica iterativa, ou seja, ele gira em torno do processo, sempre melhorando-o cada vez mais.
Continua comigo que você vai entender!
Do ou fazer
Nesta etapa, chegou a hora de colocar as mãos na massa para executar tudo que foi definido e planejado na etapa inicial do planejamento.
Se tem um bom exemplo a ser seguido na execução de um processo é a cozinha do McDonald ‘s!
Em qualquer lugar do mundo que você for, o big mac terá o mesmo tamanho e sabor! Isso porque eles têm a tal “receitinha de bolo” bem definida de como o lanche deve ser fabricado e preparado.
No campo de batalha que as coisas acontecem e as oportunidades de melhoria aparecem! Então, aqui você deve:
- Treinar o método desenhado,
- Fazer a execução dos roteiros,
- Praticar constantemente,
- Realizar a mediação e documentação.
Em um primeiro momento, o importante é fazer sem medo de errar, pois o processo ainda não é maduro suficiente para penalizar a si mesmo ou outras pessoas envolvidas. Caso isso aconteça, o ciclo PDCA fica totalmente comprometido.
Check ou Analisar
Aqui está o coração do ciclo PDCA, pois é onde é feito um olhar clínico sobre tudo que foi feito na etapa anterior a fim de encontrar falhas nos processos.
Nesta etapa costumam ser encontradas:
- Etapas do planejamento que não foram seguidas (por N motivos)
- Descoberta de incrementos que podem melhorar os processos
- Necessidade de pessoal para determinadas funções.
- Quantidade concreta de recursos financeiros necessários.
Sobre o último item é possível indagar: Quem nunca planejou uma obra em casa e gastou o dobro do planejado hein? Isso também acontece nos negócios, cuidado!
Act ou Agir
Lembra que falei que o ciclo PDCA é um processo iterativo? É aqui que tudo começa a fazer sentido!
Uma vez que você passou pelas etapas de “ planejamento, fazer e analisar” , você terá um mapa de tudo que deu certo e errado em um primeiro momento do seu negócio!
A função da etapa “agir” é corrigir todos erros cometidos e melhorar o que vem dando certo, sacou?
Esta etapa tem influência em todo o ciclo, pois é necessário modelar alguns itens do plano, que consequentemente vai mudar a execução do processo e , por conseguinte, trará novas métricas a serem analisadas na fase de análise. Por isso ele é iterativo!
Está pensando que acaba por aí? Não mesmo! Como dito no início do texto, o ciclo PDCA é um método de melhoria contínua, ou seja, você vai validar todas as mudanças aplicadas em ciclos sucessivos até chegar à perfeição nos processos de negócio!
3 dicas para aplicar o método no seu negócio em casa
O ciclo PDCA é caracterizado como um conjunto de etapas que buscam organizar um negócio. Para isso, inicialmente é necessário planejar, assim torna-se possível evitar riscos prejudiciais.
Estar um passo à frente também consiste em organizar ideias e fomentar planos. Entretanto, a maioria dos gestores e CEOs possui dificuldade para aplicar essa questão no dia a dia, principalmente microempreendedores ainda em seu início. Afinal, como dizem, o começo é sempre o mais difícil, não é?
Apesar disso, existem maneiras de aplicar a ferramenta buscando facilitar a organização de um negócio e aprimorar seus processos. A seguir, conheça três dicas para isso.
1. Percepção de problema
Analisar o dia a dia ou determinado conjunto de ações, é um dos pontos principais do Ciclo PDCA. Assim, você entende os fluxos de trabalho, por exemplo, e de qual modo estão funcionando dentro de uma organização.
É muito comum que as grandes empresas tenham uma equipe especializada para isso, nomeada somente para gerenciamento de análises ou muitas vezes de crise, designadas apenas para mapear riscos e perceber problemas potenciais.
Já quem trabalha em casa, deve procurar priorizar tarefas conforme a urgência e a gravidade. Para isso, organize e analise os últimos relatórios de performance de seu negócio, os feedbacks de clientes, colaboradores e parceiros, a fim de diagnosticar as demandas mais complexas.
2. Analise soluções de maneira exploratória
Utilizar métricas é um formato bastante inteligente de analisar soluções. Basta pensar em um cenário em que os resultados não estão fluindo da maneira desejada.
Para solucionar a questão é necessário identificar alternativas viáveis para um negócio, explorando caminhos válidos dentro da perspectiva. Assim, você conseguirá encontrar uma solução mais facilmente.
Para isso, pense de maneira simples, por exemplo: o fechamento de uma empresa no fim do mês ficou no vermelho? Então, reflita sobre quais ações poderiam ser aplicadas para reverter esse cenário dentro do contexto atual do negócio. Embora possa ser uma tarefa mental árdua, é muito positiva.
3. Implemente o ciclo na rotina
Deixar seu plano de ação esquecido pode trazer muitas dores de cabeça. Por isso, busque determinar uma metodologia aplicada que além de identificar possíveis falhas, também haja como um divisor de águas.
Em um contexto mais simples, abranger como diversos segmentos estão funcionando e pré-estabelecer metas diante desses dados são partes essenciais do plano de ação, que de maneira ampla ajudam um negócio, principalmente em seu início.
Como o ciclo PDCA se trata de um método contínuo, não desista de aplicá-lo caso não resolva um problema na primeira tentativa. Afinal, tentar até resolver é o que define essa técnica.
Benefícios do Ciclo PDCA
Além de auxiliar um negócio, os principais benefícios dessa ferramenta se referem a ajuda em demandas emergenciais ou organizacionais. A seguir, veja algumas outras vantagens do método:
- Colaboração com atividades do dia a dia;
- Organização de resultados financeiros;
- Melhora em relação à gestão;
- Fluidez em planejamentos e ações;
- Eliminação de problemas e riscos;
- Entendimentos de pesquisas qualitativas;
- Aperfeiçoamento de produtos.
Vale lembrar que o método do Ciclo PDCA é uma definição de análise infinita. Portanto, mesmo com ganhos positivos, é necessário monitorá-los para ser possível gerir um negócio de maneira satisfatória.
Afinal, sabemos que empreender engloba diversos desafios. Por isso, os pequenos empreendedores não podem deixar de utilizar ferramentas que, além de colaborarem com o dia a dia, também trazem conhecimentos aprofundados para a gestão administrativa.
Aplique o Ciclo PDCA no seu negócio hoje
Como dizia o grande pensador da administração de empresas do século XX, Peter Drucker: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”.
A metodologia do ciclo PDCA traz uma visão holística do seu negócio, desde o planejamento até a correção de falhas através de métricas coletadas em todo processo.
Não importa o tamanho ou o segmento do seu negócio, ele vai ser benéfico mesmo assim!
Este texto trouxe uma abordagem geral sobre o ciclo e recomendo que pesquise mais sobre o assunto para aplicá-lo o quanto antes!
Espero que tenha gostado deste texto!
Até a próxima!
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